Compliance en integriteit gaan hand in hand
Siemens hanteert een nultolerantie ten aanzien van corruptie, schendingen van de principes inzake eerlijke concurrentie en andere inbreuken op de geldende wet- en regelgeving. Wanneer deze zich toch voordoen, ondernemen we snel actie. Maar Compliance houdt echter veel meer in dan alleen het naleven van de geldende wet- en regelgeving en de regels vastgelegd in onze ethische gedragscode, ofwel de Siemens Business Conduct Guidelines. Compliance vormt de basis voor al onze bedrijfsbeslissingen en -activiteiten, en is de sleutel tot integriteit in het zakendoen. Ons centrale uitgangspunt is dan ook: “Only clean business is Siemens business”. De activiteiten van Siemens moeten altijd boven alle twijfel verheven zijn. Dit basisprincipe geldt wereldwijd en op alle organisatieniveaus. Naast de strijd tegen corruptie en inbreuken op de antitrustwetgeving, beschermt de Compliance-afdeling onze onderneming ook tegen fraude en het witwassen van geld, en verzekert ze de bescherming van persoonsgegevens. Hiernaast spelen we een actieve rol in internationale organisaties die verantwoorde bedrijfspraktijken versterken.
Wat houdt het Compliance-systeem van Siemens in?
Het Compliance-systeem van Siemens vormt een omvattend geheel van maatregelen die ervoor moeten zorgen dat onze activiteiten altijd volledig conform de geldende wet- en regelgeving zijn en overeenkomstig onze basisprincipes en interne gedragsregels worden uitgevoerd. Hierbij willen we ook het concept van verantwoord zakelijk gedrag laten doordringen in alle handelingen en overwegingen van Siemens-medewerkers.
Ons Compliance-systeem is onderverdeeld in drie actieniveaus: preventie, detectie en reactie. Preventieve maatregelen omvatten bijvoorbeeld Compliance-risicomanagement, richtlijnen en procedures, en uitgebreide training van en adviesverlening aan medewerkers. Meldkanalen zoals onze "Tell us” Hotline en onze Ombudsman evenals eerlijke en rechtvaardige interne onderzoeken zijn onontbeerlijk voor het herkennen en oplossen van mogelijk wangedrag. Eenduidige reacties en duidelijke gevolgen dienen om wangedrag te bestraffen en zwakke punten te elimineren. De bijzondere verantwoordelijkheid die alle managers voor Compliance dragen, is het overkoepelende element boven deze drie actieniveaus.
We zullen de structuur van onze economieën moeten veranderen, van de industrie tot infrastructuren, van vervoerssystemen tot gezondheidszorg, en technologie kan ons hierbij helpen. Een nauwere samenwerking binnen ecosystemen zal van essentieel belang zijn om de uitdagingen van onze volop evoluerende wereld aan te gaan, met behoud van het hoogste integriteitsniveau.Roland Busch, President en Chief Executive Officer van Siemens AG
Gedragscode voor onze business partners
Siemens eist van leveranciers en business partners die als tussenpersoon optreden dat ze zich aan onze gedragscode houden. Deze gedragscode is gebaseerd op de 10 principes van het Global Compact-handvest van de Verenigde Naties. Ze heeft betrekking op de naleving van de wet in het algemeen en ons anticorruptiebeleid in het bijzonder, met inbegrip van bepalingen tegen mededingingsbeperkende praktijken en belangenconflicten. Aan de hand van audits identificeren we systematisch potentiële risico's in onze toevoerketen en werken we samen met onze business partners om ervoor te zorgen dat ze de Gedragscode van Siemens naleven.
Selectie en monitoring van onze business partners
In bepaalde omstandigheden kan Siemens wettelijk aansprakelijk worden gesteld voor handelingen door business partners. We willen dit risico tegengaan door middel van een totaalaanpak bij het selecteren van onze partners, door hen contractueel te verplichten tot het naleven van een uniforme gedragscode en door de lopende samenwerkingsverbanden te monitoren. Dit proces omvat de volledige levenscyclus van de zakelijke samenwerking. Onze op ondernemingsniveau verplichte Business Partner Compliance Tool ondersteunt de implementatie van het proces en zorgt voor de documentatie van alle relevante informatie en activiteiten van onze business partners. Bovendien benutten we systematisch het potentieel van Big Data met behulp van dashboards en analysetools om ons risicomanagement en de monitoring van onze partnerrelaties te verbeteren.
Meldkanalen voor mogelijk wangedrag
Betrouwbare meldkanalen voor interne en externe betrokken partijen evenals de bescherming van interne klokkenluiders tegen sancties dragen ertoe bij dat mogelijk wangedrag gemeld, grondig onderzocht en uitgeklaard wordt. Bij Siemens voorzien we verschillende meldkanalen voor interne en externe klokkenluiders om ons over mogelijke Compliance-inbreuken te informeren. Het Compliance-meldsysteem "Tell us” biedt een veilig kanaal voor de melding van dergelijke informatie 24 uur per dag: online of telefonisch, desgewenst anoniem en in meerdere talen.
Compliance in 2021, uitgedrukt in cijfers
In boekjaar 2021 hebben 394 vermeende Compliance-inbreuken aanleiding gegeven tot bijkomende vragen of een diepgaander onderzoek. Datzelfde jaar waren er in totaal 121 disciplinaire maatregelen wegens Compliance-inbreuken. Een speciale richtlijn moet Siemens-medewerkers die - te goeder trouw en op basis van de kennis waarover ze beschikken - mogelijk wangedrag melden, beschermen tegen eventuele represailles.
De Siemens-ombudsman
Naast de "Tell us" Hotline voorziet Siemens nog een ander meldkanaal voor Compliance-inbreuken: de Siemens-ombudsman. Dr. Sibylle von Coelln, van het advocatenkantoor "Heuking . von Coelln Rechtsanwälte", is aangesteld als externe ombudsman van de onderneming. Zowel medewerkers als derden kunnen op vertrouwelijke en anonieme wijze contact opnemen met deze onpartijdige professional indien ze ongepaste zakelijke praktijken in de onderneming vaststellen.
Advocatenkantoor “HEUKING ∙ VON COELLN Rechtsanwälte”
Advocate Dr. Sybille von Coelln
Telefoon: +49 211 44 03 57 79
