Siemens staat voor clean business, overal ter wereld

Het Compliance-systeem van Siemens. Compliance is een topprioriteit voor het Siemens-management. Daarom valt de wereldwijde afdeling Legal and Compliance onder de rechtstreekse bevoegdheid van onze CEO Joe Kaeser.
Siemens Integrity Initiative - Jaarverslag 2018

Siemens Integrity Initiative - Jaarverslag 2018

In het Siemens-jaarverslag van 2018 worden de resultaten van de projecten van de eerste en tweede financieringsronde toegelicht en wordt een beknopt overzicht van de derde financieringsronde verstrekt.

Inleiding

Compliance en integriteit gaan hand in hand

Siemens hanteert een nultolerantie ten aanzien van corruptie, schendingen van de principes inzake eerlijke concurrentie en andere inbreuken op de geldende wet- en regelgeving. Wanneer deze zich toch voordoen, ondernemen we snel actie. Compliance houdt echter zo veel meer in dan alleen het naleven van wetten en regels zoals beschreven in de Siemens Business Conduct Guidelines. Compliance vormt de basis voor al onze beslissingen en activiteiten, en is de sleutel tot integriteit in het zakendoen. Ons centrale uitgangspunt: “Only clean business is Siemens business”. Dit geldt wereldwijd en op alle organisatieniveaus. Naast de strijd tegen corruptie en inbreuken op de regels inzake eerlijke concurrentie en uitvoercontrole beschermt de Compliance-afdeling onze onderneming ook tegen fraude en het witwassen van geld, en verzekert ze de bescherming van persoonsgegevens en de mensenrechten. Hiernaast zijn we actief in internationale organisaties die verantwoorde bedrijfspraktijken versterken. Deze activiteiten omvatten ons wereldwijd engagement tot naleving van het Global Compact-handvest van de Verenigde Naties en het Partnering Against Corruption Initiative (PACI) van het World Economic Forum. Wij steunen ook actief de inwerkingtreding van het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie (UNCAC) en van het verdrag tegen omkoping van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO).

Wat houdt het Compliance-systeem van Siemens in?

Het Compliance-systeem van Siemens omvat een uitgebreid systeem van maatregelen om ervoor te zorgen dat onze activiteiten altijd volledig conform de geldende wet- en regelgeving zijn en overeenkomstig onze interne principes en regels worden uitgevoerd. Hierbij willen we ook het concept van verantwoord zakelijk gedrag laten doordringen in alles wat Siemens-medewerkers denken en doen.  

 

Ons Compliance-systeem is onderverdeeld in drie actieniveaus: preventie, detectie en reactie. Preventieve maatregelen omvatten bijvoorbeeld Compliance-risicomanagement, richtlijnen en procedures, en uitgebreide training van en adviesverlening aan medewerkers. Meldkanalen zoals onze "Tell us” Hotline en de Siemens-ombudsman evenals eerlijke interne onderzoeken zijn onontbeerlijk voor het herkennen en oplossen van mogelijk wangedrag. Eenduidige reacties en duidelijke gevolgen dienen om wangedrag te bestraffen en zwakke punten te elimineren. De bijzondere verantwoordelijkheid die alle managers dragen voor Compliance is het overkoepelende element boven deze drie niveaus.

De actieve Ownership Culture van onze onderneming maakt het verschil. Nog meer dan met inventiviteit, associëren mensen Siemens terecht met betrouwbaarheid, eerlijkheid en integriteit. 
Joe Kaeser, President en CEO, Siemens AG
Nultolerantie voor wangedrag

Gedragscode voor onze business partners

Siemens eist van leveranciers en business partners die als tussenpersoon optreden dat ze zich aan onze gedragscode houden. Deze gedragscode is gebaseerd op de 10 principes van het Global Compact-handvest van de Verenigde Naties. Ze heeft betrekking op de naleving van de wet in het algemeen en ons anticorruptiebeleid in het bijzonder, met inbegrip van bepalingen tegen mededingingsbeperkende praktijken en belangenconflicten. Aan de hand van audits identificeren we systematisch potentiële risico's in onze toevoerketen en werken we samen met onze business partners om ervoor te zorgen dat ze de gedragscode van Siemens naleven.

Selectie en monitoring van onze business partners

In bepaalde omstandigheden kan Siemens wettelijk aansprakelijk worden gesteld voor handelingen door business partners. We willen dit risico tegengaan door middel van een totaalaanpak bij het selecteren van onze partners, door hen contractueel te verplichten tot het naleven van een uniforme gedragscode en door de lopende samenwerkingsverbanden te monitoren. Dit proces omvat de volledige levenscyclus van de zakelijke samenwerking. Onze op ondernemingsniveau verplichte Business Partner Compliance Tool ondersteunt de implementatie van het proces en zorgt voor de documentatie van alle relevante informatie en activiteiten. En we benutten systematisch het potentieel van Big Data met behulp van dashboards en analysetools om ons risicomanagement en de monitoring van onze business partnerrelaties te verbeteren.

Integratie van Compliance in onze bedrijfsprocessen

De integratie van Compliance in onze bedrijfsprocessen heeft een cruciale rol gespeeld bij de ontwikkeling van een doeltreffende Compliance-systeem. Een belangrijk aspect hiervan is het informeren van onze klanten over onze Compliance-principes.

 

Een voorbeeld hiervan vond plaats op de Hannover Messe, 's werelds belangrijkste vakbeurs voor de industrie. Digital Industries presenteerde er het nieuwe spel "Compliance included ....” aan onze klanten. Als het om compliance gaat, is dat waar het bij Siemens om draait: clean business, altijd en overal!

Principes en eisen voor Siemens-leveranciers

Gedragscode

“Tell Us” Hotline en Siemens-ombudsman

Meldkanalen voor mogelijk wangedrag

Betrouwbare meldkanalen voor interne en externe betrokken partijen evenals de bescherming van interne klokkenluiders tegen sancties dragen ertoe bij dat mogelijk wangedrag gemeld, grondig onderzocht en uitgeklaard wordt. Bij Siemens voorzien we verschillende meldkanalen voor interne en externe klokkenluiders om ons over mogelijke Compliance-inbreuken te informeren. Het Compliance-meldsysteem "Tell us” biedt een veilig kanaal voor de melding van dergelijke informatie 24 uur per dag: online of telefonisch, desgewenst anoniem en in meerdere talen.

Compliance in 2018, uitgedrukt in cijfers

In boekjaar 2018 hebben 647 vermeende Compliance-inbreuken aanleiding gegeven tot bijkomende vragen of een onderzoek. Datzelfde jaar waren er in totaal 229 disciplinaire maatregelen wegens Compliance-inbreuken. Een speciale richtlijn moet Siemens-medewerkers die - te goeder trouw en op basis van de kennis waarover ze beschikken - mogelijk wangedrag melden, beschermen tegen eventuele represailles vanuit het bedrijf.

De Siemens-ombudsman

Naast de "Tell us" Hotline voorziet Siemens nog een ander meldkanaal voor Compliance-inbreuken: de Siemens-ombudsman.  Advocaat Dr. Sibylle von Coelln van het advocatenkantoor "HEUKING VON COELLN Rechtsanwälte" werd aangesteld om als externe ombudsman van de onderneming op te treden. Zowel medewerkers als derden kunnen op vertrouwelijke en anonieme wijze contact opnemen met deze onpartijdige professional indien ze ongepaste zakelijke praktijken in de onderneming vaststellen.

Link naar de "Tell us" Hotline en de Siemens-ombudsman

Siemens-meldkanalen

Collective Action

Siemens Integrity Initiative

Het Siemens Integrity Initiative ondersteunt organisaties en projecten die corruptie en fraude bestrijden door middel van Collective Action, evenals door opleiding en training om zuivere markten en eerlijke concurrentie te bevorderen. In het kader van de uitgebreide schikkingen tussen de Wereldbankgroep en Siemens AG in juli 2009 en tussen de Europese Investeringsbank en Siemens AG in maart 2013, ondersteunt het Siemens Integrity Initiative projecten met een duidelijke focus op het bedrijfsleven, die objectieve en meetbare resultaten kunnen voorleggen en potentieel bieden voor uitbreiding en herhaling in de toekomst.

3 financieringsrondes op 15 jaar tijd

Siemens heeft zich verbonden tot de financiering van organisaties en projecten die corruptie en fraude bestrijden door middel van Collective Action, evenals door opleiding en training in drie financieringsrondes gespreid over 15 jaar. Voor de eerste twee financieringsrondes werden 55 projecten, zorgvuldig geselecteerd uit een internationale pool van aanvragers, voorzien van een financiering van meer dan 70 miljoen USD voor een projectduur van 3 tot 5 jaar. Een van de geselecteerde projecten was de onlangs opgerichte International Anti-Corruption Academy (IACA) in Wenen, een internationale intergouvernementele organisatie die een nieuwe en omvattende benadering biedt van opleiding en onderzoek in de strijd tegen corruptie en trainingen en technische ondersteuning verstrekt aan een brede waaier van betrokken partijen.