5 dicas para a gestão de documentos da sua empresa

Gerir documentos pode ser um grande desafio para muitas empresas, mas com a ferramenta certa este processo tão essencial pode ser facilmente implementado e gerar ótimos resultados. Entenda mais sobre o tema a seguir.

O que é gestão de documentos

A gestão de documentos acontece por meio de procedimentos administrativos e softwares que organizam, integram e armazenam, em um único lugar, registros, arquivos e informações relevantes para o bom funcionamento de uma empresa, com o intuito de simplificar a rotina de trabalho, otimizar processos e tornar o acesso à dados mais seguro. 

Como funciona um software de gestão

Um software de gestão, assim que instalado no computador, por exemplo, possibilita armazenar e disponibilizar as informações de maneira facilitada e eficaz para todos os envolvidos no processo, com acessos simples e objetivos. Ele também permite que  informações lançadas em seu sistema sejam integradas a dados importantes sobre clientes e projetos, dependendo da necessidade de cada tipo de negócio, além de mostrar alterações em tempo real com segurança e acesso remoto eficiente.

Benefícios

Além de dar adeus para as obsoletas pilhas de papel, o uso de um software de gestão de documentos traz outros benefícios para empresas que lidam com grandes volumes de informações diariamente, assegurando as atividades empresariais. Entre as grandes vantagens, podemos citar:

●     Redução de custos operacionais

Quando não centralizados em um só lugar, documentos e informações podem sofrer danos ou perda, gerando gastos excedentes para as empresas. Por isso, além de poupar espaço físico, um software de gestão permite o acesso remoto para pessoas autorizadas, excluindo a necessidade de custos e desgastes operacionais com o deslocamento, restauração de danos e reprodução, uma vez que tudo se torna digitalizado.

●     Segurança dos dados

A forma como os dados são protegidos e usados se tornou assunto primordial para garantir a credibilidade das empresas. Com o software, nenhum dado ou informação pode ser perdido e acessado por uma pessoa que não esteja autorizada. Isso é possível graças aos backups diários realizados automaticamente pela ferramenta e ao armazenamento em nuvem, em diferentes níveis de acesso aos usuários, conforme as atividades desenvolvidas por cada um.

●     Produtividade e obtenção de resultados positivos

Quando se tem acesso a um software de gestão de documentos, não existe perda de tempo em procurar ou organizar informações relevantes na hora de prospectar clientes, prestar um atendimento minucioso ou solucionar eventuais problemas operacionais que possam surgir. 

●     Redução de erros

A organização e agilidade que um software de gestão oferece possibilita que tudo o que importa esteja armazenado em um único lugar, facilitando uma análise precisa das informações cadastradas sobre clientes e projetos.

 

●     Maior capacidade de armazenamento e organização

Para empresas que lidam com grandes volumes de informações, arquivos e dados, esse tipo de software tem ampla capacidade de armazenamento. Em relação à organização, a ferramenta auxilia na disposição de documentos e pesquisas, utilizando palavras-chave para realizar buscas.

5 dicas para realizar a gestão de documentos da sua empresa

●     1 - Digitalize o que for possível: defina um momento, diariamente se necessário, para digitalizar documentos que possam passar por esse processo.

 

●     2 - Atenção à temporalidade: nem todos os documentos precisam ser armazenados para sempre. Confira sempre a data de validade de documentos, como comprovantes de pagamento, contas, recibos, aluguel e extratos bancários.

 

●     3 - Organize documentos físicos: caso algo não possa ser digitalizado, separe em pastas e armazene documentos físicos em locais seguros.

 

●     4 - Tenha um padrão organizacional: adquira o hábito de criar tabelas, listas ou planilhas organizacionais com os títulos dos documentos, data de armazenamento, nível de importância e setor responsável.

 

●     5 - Invista em um software de gestão de documentos eficiente: poder contar com uma ferramenta que permite organização, integração, análise, armazenamento e o acesso seguro às informações pode fazer toda a diferença ao promover um fluxo de trabalho mais produtivo, organizado e objetivo, gerando maior competitividade e tranquilidade.

Como escolher o software de gestão ideal para o seu negócio?

Depois de entender o que é e conhecer os benefícios de um software de gestão de documentos, chegou a hora de escolher um para chamar de seu. Mas por onde começar?

 

Primeiro, saiba quais são as principais necessidades e demandas do seu negócio. A partir disso, opte por uma ferramenta que tenha uma interface intuitiva, de fácil navegação, e que possua um bom custo-benefício.

 

Outro ponto importante é verificar quais as integrações possíveis que o software permite, para que seja possível gerenciar vários processos e dados em um só lugar.

 

Por último, escolha um software que admita atualizações quando necessárias. Upgrades são importantes para que a ferramenta funcione corretamente, na melhor versão possível, e que novos recursos sejam incrementados ou aperfeiçoados com o tempo.

COMOS - O software para indústrias

Um dos softwares de gestão desenvolvidos com tecnologia Siemens é o COMOS. Seja para engenharia de planta, operação ou modernização, ele possibilita uma gestão de planta com dados e informações consistentes para toda a indústria de processos, garantindo competitividade no mercado, além de permitir que operadores de fábrica e engenheiros implementem seus projetos da maneira mais eficiente e econômica possível.

 

 

Do projeto do processo para automação integrada até as operações, o COMOS gerencia todas as fases ao longo do ciclo de vida de uma planta, solucionando qualquer desafio que possa aparecer durante o processo: do design ao gerenciamento de fluxo de trabalho de engenharia, da entrega de dados e operações à modernização de plantas, gestão digital de ativos e sessões de treinamento imersivas para funcionários com realidade virtual.

Assine a nossa newsletter

Mantenha-se atualizado o tempo todo: Tudo o que você precisa saber sobre eletrificação, automação e digitalização.