Tiedolla johdettua ylläpitoa –  edelläkävijäprojekti Suomesta

Tulevaisuuden visio johti uuden kiinteistöjen ylläpitomallin luomiseen alle kahdessa vuodessa.

“Ylpeys” on sana, jota Ville Kautto tuskin itse käyttäisi, mutta se paistaa hänen kasvoiltaan hänen kävellessään kampuksella, sillä hän on saanut täällä aikaan paljon viimeisen kahden vuoden aikana. Villen työnantaja, Suomen Yliopistokiinteistöt Oy (SYK), vastaa useiden Suomen yliopistojen kiinteistöjen hallinnoinnista ja ylläpidosta. Yhdessä tiiminsä kanssa Ville Kautto on vienyt ylläpidon hallinnan uudelle aikakaudelle. 

Ville Kautto, SYK:n ylläpitopäällikkö, on työskennellyt kiinteistönhallinnan parissa yli 17 vuoden ajan, joten hänellä on alasta runsaasti kokemusta. Yhdessä tiiminsä kanssa Ville vastaa usean suomalaisen yliopiston kiinteistöjen ylläpidon koordinoinnista.

 

SYK paitsi vastaa yliopistokampusten ylläpidosta, myös yleensä omistaa niiden rakennukset, joten se on sekä yliopistojen vuokranantaja että palveluntuottaja. Tällainen kaksoisrooli takaa sen, ettei nykytila voi olla pysyvä, vaan muutokset, optimointi ja kehittäminen on jatkuvaa. SYK:n tavoitteena on olla paras yliopistokampusten kehittäjä Euroopassa.

 

Kampusten ylläpito toimii parhaiten silloin, kun opiskelijat, luennoitsijat ja tutkijat eivät edes huomaa sitä. Tampereen Yliopistokampuksella tilanne ei aina ole ollut näin hyvä. Reklamaatiot tunkkaisesta ilmasta, kylmistä tiloista sekä lämmitys- ja valaistusjärjestelmien vioista olivat jatkuvia.

Haluamme olla alamme edelläkävijöitä, myös ylläpidon toteutuksessa.
Ville Kautto, Ylläpitopäällikkö, SYK (Suomen Yliopistokiinteistöt Oy)

Reklamaatioiden syynä eivät olleet vialliset prosessit tai henkilöstön osaamisen puute. Heillä vain oli käytössään liian vähän tietoa. Säännöllisistä tarkastustehtävistä ja -kierroksista huolimatta, SYK:n tiimillä ja yhteistyökumppaneilla ei ollut tarkkaa kuvaa laitteidensa tilasta, tilojen käytöstä ja kullakin hetkellä vallitsevista olosuhteista.

 

Ville Kautto oli jo jonkin aikaa ollut selvillä siitä, että digitalisaatio olisi ratkaisu ongelmaan. Syy tähän on yksikertainen: Jos ylläpitoa ohjataan tiedolla, laitteiden tilaa voidaan valvoa jatkuvasti ja sisäilman laatua voidaan hallita keskitetysti, voidaan reagoida nopeammin ja tarkemmin vaatimusten mukaisesti – ihannetilanteessa jopa reaaliaikaisesti. Tämä muutos käänsi lopulta tiimin työn ylösalaisin. 

Muutos on tiimityötä

Tämän askeleen ottaminen on onnistunut hyvin – ja se onnistui nopeammin kuin uskottiinkaan. Yhteistyössä SYK ja Siemens uudistivat täysin Tampereen Yliopiston ylläpitomallin vain kahdessa vuodessa.

 

Yliopistokampuksen digitalisointi on nyt niin pitkällä, että digitalisaation tuomia uusia mahdollisuuksia, kuten virtuaalivoimalaitospalvelu, voidaan ottaa käyttöön Kiinteistöjen tuottamaa dataa hyödynnetään siten, että niiden sähkönkulutusta voidaan mukauttaa joustavasti sähköverkon kuormitustilanteen mukaan, mikä tasapainottaa sähköverkkoa ja mahdollistaa uuden ansaintakeinon SYK:lle.

 

Kaiken tämän toteuttaminen ei ole vaatinut suuria investointeja ja uusimman teknologian asentamista, vaan onnistuminen perustuu nykyisten järjestelmien linkittämiseen toisiinsa ja useiden hyvien ideoiden toteutukseen. SYK:n ja Siemensin sekä SYK:lle ylläpitopalveluja tuottavien yritysten läheinen yhteistyö mahdollisti nämä saavutukset.

 

Kaikki sai alkunsa yhteisestä workshopista, jossa kaikki työvaiheet, prosessit ja vastuut koottiin yhteen. Tämä mahdollisti yhteisen kuvan luomisen tilanteesta. Osanottajat näkivät, missä tilannetta voitaisiin parantaa helposti ja mitkä asiat vaativat välitöntä huomiota.

 

 

Kaikille mukana oleville tuli pian selväksi, että nämä muutokset tulisivat olemaan merkittäviä. Ne mahdollistaisivat siirtymisen vakiorutiineista ja tarkastustehtävistä kohti älykästä valvontaa ja työskentelyä tarpeen mukaan, kohti kiinteistöjen varustamista jatkuvasti mittaustietoa tuottavilla antureilla, kohti alustoja, jotka keräävät ja jalostavat nämä tiedot ja kohti algoritmeja, jotka hyödyntävät pilvipalveluiden ääretöntä laskentatehoa datan käsittelyssä.

 

Tältä pohjalta Ville Kauton tiimi ja Siemensin data-analytiikan asiantuntijat jatkoivat mallien, ideoiden ja optimointimahdollisuuksien etsimistä. Tämä tehtiin kohdistettujen “value-hacking” workshoppien avulla, joissa käytiin läpi suunnittelutyyppinen prosessi: ideasta kokeiluun, iterointiin ja takaisin alkuun.

Yhteistyöhankkeessa tärkeintä on kuunnella asiakasta ja selvittää, mitkä heidän haasteensa ovat.
Joni Salo, Service Business Manager, Siemens Osakeyhtiö, Smart Infrastructure

Yksi prosessin jatkomahdollisuuksista on sääennusteiden integrointi kiinteistönhallintajärjestelmään. Esimerkiksi tietoa maanpinnan lämpötilasta ja sääennusteista voidaan käyttää tuottamaan tieto järjestelmälle lumien sulatustarpeesta kampuksen alueella liukastumisten estämiseksi silloin, kun liukastumisvaara on olemassa. Jos liukastumisvaaraa ei ole, järjestelmä ei käynnistä lämmitystä, koska kerätyt tiedot estävät sen.

Samaa tietoa voidaan hyödyntää myös kattojen puhdistustarpeen tai lumikuormien ennustamiseen.

 

Ilman tätä integrointia, järjestelmä olisi käynnistänyt alueiden lämmityksen ulkoilman lämpötilan perusteella lumisateen toteutumisesta huolimatta. Myös kattojen tarkastukseen on luotavissa uusi rutiini siinä tapauksessa, että järjestelmä havaitsee kerättyjen tietojen perusteella lumimyrskyn olevan tulossa.

 

Numeroilla ilmaistuna uuden ylläpitomallin tärkeimmät vaikutukset olivat: 50% vähemmän reklamaatioita käyttäjiltä, 57% havaituista viantunnistuksista vaikuttaa energiatehokkuuden paranemiseen, 70% visuaalisista tarkastuksista korvattiin data-analytiikalla.

 

Viime kädessä kaikki hyötyvät uuden ylläpitomallin tuomista mahdollisuuksista. SYK Oy ja heidän palveluntuottajat säästävät aikaa ja materiaaleja sekä välttävät tarpeetonta työtä. Tampereen Yliopisto säästää energiaa ja rahaa. Yliopistokampuksella opiskelevat ja työskentelevät ihmiset nauttivat mukavammista olosuhteista. Se hyödyttää jopa kantaverkkoa ja tukee hallituksen ilmastotavoitteita. Eikö näissä ole jo aihetta ylpeyteen? Ville Kautto hymyilee vastaukseksi. 

 

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy (SYK Oy) on valtakunnallinen kampuskehittäjä, joka omistaa ja kehittää kiinteistöjä pääkaupunkiseudun ulkopuolella sijaitsevilla korkeakoulujen kampuksilla.

 

Heidän tavoitteensa on tarjota mahdollisimman vetovoimaisia kampuksia, joten he kehittivät tiedolla johtamiseen perustuvan ylläpitomallin.

 

Uusi malli perustuu analytiikkapalveluihin, jotka mahdollistavat ylläpito-, laite- ja suoritustietojen keräämisen ja hyödyntämisen nopeammin.

 

Marraskuun 16, 2020

Kuvat: Siemens AG