Le smart office, c’est le bureau du futur. À la nuance près qu’il est déjà disponible. Associant une infrastructure connectée et intelligente à des modes de travail plus flexibles, il offre une expérience collaborateur véritablement améliorée. Via une application installée sur un smartphone, il est désormais possible d’interagir avec les bureaux grâce à un logiciel intégré.

Lundi matin. Vous démarrez votre semaine du bon pied. Vos rendez-vous sont programmés, vos réunions calées et vous prenez la direction du bureau l’esprit serein. Mais en chemin, vous êtes soudain pris d’un doute. N’est-ce pas aujourd’hui que vous accueillez un nouveau collègue au sein de vos locaux ? Vérification faite, vous êtes en charge de son arrivée dans à peine une demi-heure.

Pas d’inquiétude, vous allez gérer la situation sur votre smartphone en réservant, en seulement quelques instants, une salle de réunion. Aujourd’hui, des applications permettent en effet d’adapter les conditions de travail aux préférences des salariés, tout en fournissant des analyses pour une gestion optimisée des bâtiments. Associer l’infrastructure aux modes de travail, c’est ce qu’on appelle le « smart office ». Le bureau de demain, flexible et intelligent. 

Une fois les présentations faites, votre nouveau collaborateur peut ainsi découvrir vos locaux smartphone en main, créer son itinéraire vers la cafétéria ou la cantine, en respectant les nouvelles règles sanitaires liées au Covid-19 auxquelles les applications comme Comfy, made in Siemens, se sont adaptées (localisation de « kits sanitaires », notifications push liées au site…).

Il a ainsi accès à de très nombreuses informations utiles pour son arrivée dans la société comme la gestion des lumières, la régulation de la température, un aperçu du nombre de places de parking disponibles, la réservation de son bureau en flex office ou encore les différents dispositifs de sécurité mis en place… Et il sera au fait de la vie de l’entreprise (partage d’événements et d’informations internes, forum de discussion…). Le tout sur un même support, ce qui facilitera son adaptation en évitant de multiplier les canaux d’information et les outils (e-mail, affichage, outil de réservation de salle...). 

« Ces applications, en proposant toutes ces fonctionnalités, agissent comme des assistants personnels au service du collaborateur », indique Sébastien Butat, directeur Smart Office France chez Siemens Smart Infrastructure. Cet assistant personnel, grâce à l’analyse d’un certain nombre de données, ouvre la voie à une optimisation de la gestion des infrastructures. Le fonctionnement par application – et même si le bâtiment n’est pas entièrement équipé de technologies connectées – permet de récupérer de nombreuses données d’utilisation. Elles servent ainsi aux différentes fonctions comme les équipes « qualité de vie au travail », « facility management » ou « real estate ». 

Collecter ces données permet de repenser les espaces, l’expérience collaborateur et améliorer son empreinte écologique. Plusieurs indicateurs, définis en amont avec l’équipe projet, permettent ainsi d’améliorer la vie quotidienne dans ces lieux. Il est possible de suivre la fréquentation du bâtiment, d’optimiser la performance énergétique, de mesurer le taux d’occupation des salles, d’identifier la température moyenne utilisée, de piloter l’extinction des lumières… Pour ensuite prendre les mesures nécessaires afin d’optimiser le taux d’occupation des locaux, de déterminer les espaces disponibles pour de nouveaux entrants ou encore de réduire la facture énergétique du bâtiment.

Utiliser des outils et technologies pour gagner en agilité, en performance et en productivité des équipes, c’est tout l’intérêt du smart office. Un environnement offrant aux salariés des outils s’adaptant à leurs nouveaux modes de travail et permettant de remonter des données factuelles pour optimiser la gestion des infrastructures.

Novembre 2020