Überwachung der Einhaltung der Anforderungen und Prinzipien des  Code of Conduct für Siemens-Lieferanten und Geschäftspartner, und Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Risiken erkennen und Chancen nutzen                                 

Unsere Ziele sind es, Risiken in der Lieferkette zu minimieren und die Chancen unseres Lieferanten Netzwerkes bestmöglich zu erhöhen. Hierfür setzen wir ein Lieferanten Management ein, das nicht nur Qualität, Kosten und Verfügbarkeit berücksichtigt, sondern auch konsequent Innovationskraft und Nachhaltigkeit. Wir haben zudem ein System von geeigneten Prozessen eingerichtet, mit denen wir potentielle Risiken in unserer Lieferkette systematisch erkennen können. Dieses besteht aus Lieferantenbewertungen und -selbstauskünften sowie Vor-Ort-Inspektionen (Audits).

Unsere risikobasierte Strategie dient der Ermittlung von Risiken in Bezug auf die Nachhaltigkeit in unserer Lieferkette. Dieses Rahmenwerk ermöglicht es uns, unsere Ressourcen und Maßnahmen zur Risikominderung auf jene Bereiche zu konzentrieren, in denen wir den größten Bedarf sehen. Alle in diesem Zusammenhang ermittelten Lieferanten werden individuell in einem Klärungsprozess behandelt, um die weitere Vorgehensweise festzulegen. Mögliche Vorgehensweisen sind die Initiierung eines Entwicklungsplans, Nachhaltigkeitsaudits oder sogar ein Ausphasen den Lieferanten.

 

Die nachhaltige Einhaltung der Pflichten und Grundsätze aus dem Code of Conduct für Siemens Lieferanten überprüfen wir mit Hilfe der folgenden Methoden:

  • Risiko-basierter Ansatz

  • Corporate Responsibility Self Assessments

  • Ereignisbezogene Inspektion

  • Lieferantenqualitätsaudits

  • Externe Nachhaltigkeitsaudits

Bei der internen Strategie werden systematisch jene Lieferanten mit potenziellen Risiken ermittelt, die im Rahmen unseres Lieferantenqualifizierungs-Prozesses und unserer regelmäßigen Lieferantenqualitätsaudits behandelt wurden. Lieferanten, deren Ergebnisse unter einem festgelegten Grenzwert liegen, werden automatisch auf eine Liste mit Lieferanten mit potenziell erhöhtem Risiko gesetzt. Die Liste wird an die zuständigen Einkaufseinheiten der Divisionen übergeben, damit dort die weiteren Schritte im Klärungsprozess eingeleitet werden.

Um Risiken zu identifizieren, werden auch externe Quellen herangezogen, z. B. Datenbanken von Nicht-Regierungsorganisationen, Medienberichte oder Informationen, die wir über unseren Ombudsmann oder die 'Tell Us' Hotline erhalten. Meldungen über potenzielle Verletzungen des Code of Conducts für Siemens-Lieferanten durchlaufen einen Klärungsprozess, bei dem über die weitere Vorgehensweise, z. B. eine vorfallbasierte Inspektion, entschieden wird. Für eine vollständige Risikobewertung unseres Einkaufsportfolios wurde basierend auf externen Daten ein Risikoabgleich-Framework entwickelt. Dieses besteht aus einer Länder- sowie Materialgruppen-Risikozuordnung.

 

Länder-Risikozuordnung

Für einen Überblick über die nachhaltigkeitsbezogenen Risiken wurden 15 verschiedene nachhaltigkeitsbezogene Risikoindikatoren für jedes Land festgelegt. Beispiele für diese Indikatoren sind Wasserverfügbarkeit, Korruptionspotential sowie die Einhaltung von Menschenrechten.

 

Materialgruppen-Risikozuordnung

Um die Risiken in Verbindung mit der Herstellung unterschiedlicher Materialgruppen zu ermitteln, wird jede Materialgruppe den die Nachhaltigkeit betreffenden Risiken zugeordnet. Risiken können etwa sein Umwelt- und Arbeitsschutz sowie Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter.

Das Corporate Self Assessment wird in Form eines Online-Fragebogens im Lieferantenportal SCM STAR durchgeführt und ist ein integraler Bestandteil unseres Lieferantenqualifizierungsprozesses. Das Self Assessment dient drei wichtigen Zwecken:

 

  • Die Kommunikation unseres Nachhaltigkeitsverständnisses sowie unserer Mindestanforderungen, um Siemenslieferant zu werden.
  • Die Möglichkeit für unsere Lieferanten Risiken sowie Verbesserungsmöglichkeiten frühzeitig innerhalb der Kooperation mit Siemens zu erkennen.
  • Auf Basis von identifizierten Risiken, gezielte Verbesserungsmaßnahmen gemeinsam mit dem Lieferanten zu definieren

Sobald der Lieferantenqualifizierungsprozess initiiert wurde, erhält der Lieferant eine Aufforderung das Corporate Responsibility Self Assessment in SCM STAR elektronisch auszufüllen. Die Fragen geben Hinweise, in welchem Maße der Lieferant die Grundanforderungen des Code of Conduct für Siemens Lieferanten einhält.

Das Ergebnis des Corporate Responsibility Self Assessments errechnet das Lieferantenportal und zeigt das Ergebnis in Form einer Ampelfarbgebung an.

  • Kategorie 'Grün': Der Lieferant ist den Anforderungen gerecht und hat diese nachhaltig in sein Unternehmen integriert hat. Es gibt keine Anzeichen für ein Corporate Responsibility Risiko.

  • Kategorie 'Gelb': Der Lieferant zeigt geringe Abweichungen von den Anforderungen des  ‘Code of Conduct für Siemens Lieferanten’. Dies ist ein Anzeichen für potenzielle Corporate Responsibility Risiken.

  • Kategorie 'Rot': Der Lieferant weicht deutlich von den Anforderungen des  ‘Code of Conduct für Siemens Lieferanten’ ab. Dies deutet auf ein möglicherweise schwerwiegendes Corporate Responsibility Risiko hin.

Das Corporate Responsibility Self Assessment ist für drei Jahre ab Abschlussdatum gültig. Falls der Fragebogen erneuert werden muss, erhält der Lieferant eine automatisch generierte Email mit der Aufforderung den Fragebogen erneut auszufüllen. Falls Nicht-Übereinstimmungen im Fragebogen hinsichtlich der Anforderungen des Code of Conduct gefunden werden, erstellt das System automatisch einen Maßnahmenplan (Corrective Action Plan). Dieser Plan muss anschließend von dem Lieferanten bestätigt werden.

Das Corporate Responsibility Self Assessments folgt einem risikoorientierten Ansatz. Der Fokus liegt auf Lieferanten, deren Hauptproduktionsstandorte in Nicht-OECD-Staaten liegen. Im Verdachtsfall eines Verstoßes gegen die Anforderungen kann die Durchführung eines Corporate Responsibility Self Assessments auch unabhängig vom Produktionsstandort des Lieferanten verlangt werden.

Während eine grüne Ampel keine Corporate Responsibility Risiken andeutet und damit keine weiteren Schritte notwendig sind, deutet eine gelbe oder rote Ampel potentielle Risiken hin und erfordert entsprechende Maßnahmen.

 

Basierend auf den identifizierten Abweichungen wird ein Maßnahmenplan erstellt und automatisch im Lieferantenentwicklungsmodul dokumentiert. Jede Korrekturmaßnahme muss innerhalb einer definierten Frist umgesetzt werden. Die Lieferanten haben Zugang zum SCM STAR und können so über ihren Implementierungsfortschritt der Korrekturmaßnahmen berichten. Sobald die Implementierung aller Korrekturmaßnahmen vom Lieferanten bestätigt wurde, wird der Maßnahmenplan vom verantwortlichen Einkäufer im System geschlossen.

 

Siemens kann unter Umständen ebenfalls externe Nachhaltigkeitsaudits auf dem Firmengelände des Lieferanten initiieren, um die Implementierung des Maßnahmenplans durch einen unabhängigen Nachhaltigkeitsauditors zu kontrollieren. Falls vereinbarte Maßnahmen innerhalb der festgesetzten Frist, mangels Bereitwilligkeit oder Befähigung, trotz der Unterstützung durch Siemens nicht umgesetzt werden, wird Siemens eine Lösung des Problems in einem Eskalationstreffen mit dem Lieferanten herbeiführen.

 

Wenn jedoch alle Bemühungen erfolglos bleiben, behält sich Siemens das Recht vor, die Zusammenarbeit zu beenden und den Lieferanten auszuphasen.

Bei Verstößen gegen die Anforderungen des Code of Conduct für Siemenslieferanten werden ereignisbezogene Inspektionen durchgeführt, um Risiken in der Lieferkette zu minimieren.

Eine ereignisbezogene Inspektion ist eine Vor-Ort-Inspektion, welche sich speziell auf die Untersuchung spezieller Verstöße des "Code of Conducts" beziehen.

Während dieser Inspektion wird sich ein für die relevanten Themen mandatierter Experte die Situation vor Ort des Lieferanten überprüfen und die entsprechenden, zur nachhaltigen Umsetzung der Anforderung führenden Maßnahmen gemeinsam mit dem Lieferanten finden. Diese Maßnahmen werden sofort zur Umsetzung angestoßen und nach einer angemessenen Frist zur Korrektur, welche durch den mandatierten Experten festgelegt wird, in einer Nachinspektion kontrolliert.

 

Der mandatierte Experte der Themen des Code of Conduct für Siemens Lieferanten ist ein von Siemens intern zu diesen Themen ausgebildeter Mitarbeiter oder ein Experte einer externen, zertifizierten Firma, der im Auftrag von Siemens arbeitet.

Ereignisbezogene Inspektionen bei Lieferanten werden durchgeführt, wenn

  • ein starker Verdacht bezüglich grober Verstöße gegen die Anforderungen des "Code of Conduct für Siemens Lieferanten" bestehen (z.B. Medienberichte, Information aus anerkannten verlässlichen Quellen)

  • die Durchführung des Corporate Responsibility Self-Assessment ein bestätigtes Bewertungsergebnis "Kategorie rot" ergibt.

Sollte der mandatierte Experte die Zustände vor Ort irreparabel vorfinden, die vorgeschlagenen Maßnahmen nicht umgesetzt sehen oder die Bereitwilligkeit zur Verbesserung der Zustände fehlen, wird er die Empfehlung zur Sperrung des Lieferanten aussprechen. Als letztes Mittel wird Siemens daraufhin die Einkaufsverträge kündigen.

Siemens Nachhaltigkeitsanforderungen sind auch Teil der regulären Lieferantenqualitätsaudits.

Im Rahmen des regulären Lieferanten Qualitätsaudits wird die Einhaltung der Anforderungen des Code of Conduct für Siemens Lieferanten mit integrierten Nachhaltigkeitsfragen geprüft.

Die entsprechenden Fragen zur Nachhaltigkeit werden in allen Lieferanten Qualitätsaudits, gleichgültig der Risikoeinstufung des Landes, abgefragt.

Der Anstieg der vereinbarten Korrekturmaßnahmen bestärkt uns darin weiterhin unseren Einsatz hinsichtlich Audit und Capacity Building mit unserem Lieferanten zu verstärken.

 

Die vereinbarten Korrekturmaßnahmen reflektieren in erster Linie nicht Abweichungen der Anforderungen des Code of Conduct für Siemens Lieferanten, sondern sie beziehen sich vorwiegend auf strukturelle Verbesserungen im Nachhaltigkeitsmanagement, etwa fehlende oder lückenhafte Politiken, Richtlinien, Informationen und Training oder organisatorische Vorschriften.

Externe Nachhaltigkeitsaudits (ESA) sollen die Einhaltung der Anforderungen des "Code of Conduct for Siemens Suppliers" überprüfen und die Nachhaltigkeitsleistung unserer Lieferkette bewerten. Siemens hat international anerkannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaften beauftragt, die diese Vor-Ort-Audits auf der Grundlage der allgemein gültigen Grundsätze des Verhaltenskodex für Siemens-Lieferanten durchführen. Das Ergebnis ist eine umfassende Bewertung und Berichterstattung, die es Siemens und seinen Lieferanten ermöglicht, potenzielle Nachhaltigkeitsrisiken zu identifizieren und zu managen.

 

Die Lieferanten, die für externe Nachhaltigkeitsaudits im Fokus stehen, werden nach einem risikobasierten Ansatz ausgewählt. Diese Bewertung identifiziert die Teile unserer Lieferantenbasis, die potenzielle Nachhaltigkeitsrisiken aufweisen, was für die detailliertere Prüfung eines externen Nachhaltigkeitsaudits geeignet ist.

 

Zusätzlich kann auch ein externes Nachhaltigkeitsaudit ausgelöst werden, wenn ein potenzielles Nachhaltigkeitsrisiko durch ein "rotes" Ergebnis eines Corporate Responsibility Self Assessment angezeigt wurde. Bleiben die Umstände bezüglich der Abweichungen vom Verhaltenskodex für Siemens-Lieferanten, wie sie im Corporate Responsibility Self Assessment erklärt wurden, bestehen und der Sachverhalt deutet auf eine detailliertere Untersuchung hin, sollte ein externes Nachhaltigkeitsaudit eingeleitet werden.

Die Lieferanten, die einem externen Nachhaltigkeitsaudit unterzogen werden sollen, werden aufgefordert, mit dem beauftragen Auditor einen Audittermin innerhalb eines definierten Zeitraums festzulegen. Die Audits beziehen sich ausschließlich auf die Einhaltung der sechs Kategorien des Code of Conduct für Siemens Lieferanten und die Performance des Lieferanten hierzu.

 

Der Audit Prozess gliedert sich folgender maßen:

  • Ein Auftaktmeeting wird gehalten, indem das Management über den Auditumfang, Methodik sowie Auditprozess informiert sowie zu Policies und Themen des Code of Conducts für Siemens Lieferanten interviewt wird.

  • Anschließend erfolgt eine Werksbegehung, um die gemeldeten bzw. dokumentierten Abweichungen mit der aktuellen Situation zu vergleichen.

  • Mitarbeiterinterviews werden durchgeführt, um Informationen über die Arbeitsbedingungen in der Fabrik zu erhalten sowie um die Implementierung der Policies and Prozesse zur Sicherstellung der Anforderungen des Code of Conduct zu überprüfen.

  • Die Berichte werden anschließend noch einmal nachgeprüft, um die Einhaltung der Arbeits- oder Gehaltsrichtlinien zu überprüfen.

Der Auditor behandelt alle Informationen als vertraulich, es sei denn diese Informationen wurden bereits veröffentlicht, sind für Dritte zugänglich oder anderweitig in der Öffentlichkeit präsent.

Die Lieferanten, die im Fokus für das externe Nachhaltigkeitsaudit stehen, werden nach einem risiko-basierten Ansatz ermittelt. Innerhalb dessen identifiziert das Regelwerk systematisch Lieferanten mit hohen Risiken, welche in unserem Lieferantenqualifizierungsprozess sowie regulären Lieferantenqualitätsaudit evaluiert wurden. Weiterhin kann ein externes Nachhaltigkeitsaudit initiiert werden, wenn Siemens Risiken durch externe Quellen identifiziert hat. Externe Quellen sind etwa Datenbanken von Nicht-Regierungs-Organisationen, Medienberichte oder Informationen von unserem Ombudsmann oder "Tell Us" Hotline.

 

Jeder Verdacht auf einen Verstoß gegen die Anforderungen des Code of Conduct für Siemens-Lieferanten kann zu einem externen Nachhaltigkeitsaudit führen, bei dem der gesamte Umfang unseres Code of Conduct bewertet wird.

 

Externe Nachhaltigkeitsaudits spielen auch für die Lieferantenentwicklung eine wichtige Rolle, da sie das Nachhaltigkeitsprofil der Lieferanten verbessern. Sie dienen nicht nur der Bewertung der Siemens Lieferanten, sondern können auch deren Sensibilität gegenüber den Nachhaltigkeitsanforderungen von Siemens erhöhen.

Falls Nicht-Übereinstimmungen mit dem Code of Conduct für Siemens Lieferanten entdeckt werden, werden vom Auditor mit dem Lieferanten Korrekturmaßnahmen vereinbart. Für jede Korrekturmaßnahme wird ein Umsetzungszeitrahmen (Frist) vereinbart, der je nach Art und Ausmaß mehrere Wochen oder Monate betragen kann. Die vereinbarten Korrekturmaßnahmen werden regelmäßig dokumentiert und überwacht.

 

Die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen wird in einem Anschluss-Audit beim Lieferanten überprüft.

 

Für den Fall, dass sich die erforderliche Umsetzung der Korrekturmaßnahmen trotz Unterstützung seitens Siemens nicht erfolgt, wird sich Siemens darum bemühen, das Problem in einem gemeinsamen Gespräch mit dem Lieferanten zu lösen. Falls jedoch alle Bemühungen scheitern die Mängel zu beseitigen – ob aus Mangel an Bereitschaft seitens des Lieferanten oder an der Fähigkeit, den Lieferanten zu entwicklen – behält sich Siemens das Recht vor, die Geschäftsbeziehung zu reduzieren oder zu beenden.

Konsequenzen aus dem Abweichen vom Code of Conduct

Bei Abweichungen vom Code of Conduct werden sich Siemens und der Lieferant darauf einigen, innerhalb eines angemessenen Zeitraums nachhaltige Verbesserungsmaßnahmen umzusetzen.

Abweichungen vom Code of Conduct durch Geschäftspartner mit Mittlerfunktion, die keine Lieferanten sind, werden durch die jeweiligen Vertragsklauseln geregelt.

 

Der Zeitrahmen für die Nachbesserung kann je nach Art und Umfang der Abweichung einen vereinbarten Zeitraum von Wochen oder Monaten umfassen, in dem der Lieferant unmittelbar nach Feststellung der Abweichung die erforderlichen Abhilfemaßnahmen definiert und durchführt. Alle Maßnahmen, die nach den Inspektionen ergriffen werden, sind in die unternehmensweit einheitliche Supplier Management Methodik bei Siemens integriert und werden systematisch ausgewählt und verfolgt. Die Umsetzung der Maßnahmen hat daher einen Einfluss auf die jährliche Leistungsbewertung des Lieferanten und auf die Einschätzung des Zukunftspotenzials des Lieferanten sowie auf die Freigabe des Lieferanten im Rahmen der regelmäßigen Lieferantenqualifizierung.

 

Wie stellen Sie als Lieferant aktiv sicher, dass die Anforderungen des Verhaltenskodex umgesetzt und eingehalten werden?

 

Das erwarten wir von unseren Lieferanten:

  • Beantworten Sie Anfragen zur Einhaltung des Verhaltenskodex innerhalb der gewünschten Zeit.
  • Aktive Unterstützung des Klärungsbedarfs und Nachweis einer aktiven Zusammenarbeit und Verbesserungsbereitschaft, falls sich aus den Informationen im Corporate Responsibility Self-Assessment ein potenzielles Risiko ergibt, z.B. Nichtkontrolle des Alters junger Mitarbeiter oder Nichtumsetzung von Korrekturmaßnahmen bei einem bekannten Umweltvorfall.
  • Den Qualitätsprüfern Zugang zu den erforderlichen Dokumenten und Bereichen zu gewähren, damit sie sich ein umfassendes Bild von der Einhaltung des Code of Conduct machen können.

Stellen Sie kompetente Mitarbeiter für vertrauliche Gespräche bei regelmäßigen Lieferantenqualitätsaudits, externen Nachhaltigkeitsaudits und Incident Driven Inspections zur Verfügung.

Folgenschwere Verletzungen der Regelungen des Code of Conduct

Werden geringfügige Verstöße festgestellt oder gemeldet, z.B. fehlen dokumentierten Aufzeichnungen über die für die Einhaltung der Gesetze verantwortliche Person in Ihrem Unternehmen, wird in der Regel eine angemessene und verbindliche Frist zur Verbesserung gesetzt. Im Rahmen der unserer verbindlichen Methodik des Lieferantenmanagements werden Maßnahmen zur Behebung des Problems umgesetzt und in das Programm zur Lieferantenentwicklung integriert.

 

Im Falle einer wesentlichen Verletzung, wie z.B. erheblicher Risiken und Gefahren für die Mitarbeiter, die nicht analysiert und beseitigt werden, wird die Geschäftsbeziehung beendet:

  • wenn sich beispielsweise schwere Unfälle ereignen
  • keine Maßnahmen gegen das Problem ergriffen werden
  • oder Maßnahmen nicht ausreichend innerhalb der vereinbarten Verbesserungsfrist umgesetzt werden.