Work place-technologie: van nice to have naar must

Welke functie kantoren in de toekomst ook krijgen, door Covid-19 is duidelijk geworden dat we meer aandacht moeten besteden aan hygiëne en gezondheid. De Siemens Comfy-app ondersteunt hierin. Om gebouwgebruikers na de lockdown veilig terug te laten keren naar kantoor is het in eerste instantie belangrijk om ze duidelijk te informeren. Branderhorst: “Mensen moeten weten welke routes ze moeten lopen, waar ze desinfectiemiddelen vinden en welke andere veiligheidsregels er gelden in het gebouw. Werkgevers kunnen deze informatie via de Comfy-app delen en aanpassingen in het beleid real time communiceren. Zo weet je zeker dat iedereen de juiste, meest actuele informatie krijgt.”

Naast het visualiseren van looproutes kan men via de app gebouwgebruikers zelf vergaderruimten en bureaus  laten boeken, waarbij de facility manager alleen die bureaus beschikbaar stelt voor boeken,  die op voldoende afstand van elkaar staan en ruimten die groot genoeg zijn. Tussen twee boekingen door kunnen slots worden ingepland voor het reinigen en ventileren van vergaderruimten. Met de boekingsbevestiging kan behalve informatie over een veilig gebruik van de ruimte ook de juiste looproute worden meegestuurd. Branderhorst: “Zoektrajecten, waarbij mensen gaan dwalen door een gebouw, vormen een groot besmettingsgevaar. Dit kun je gerichte instructies voorkomen. Je geeft hiermee mensen het geruststellende gevoel dat ze veilig gebruik kunnen maken van het gebouw, terwijl de regels continu veranderen. Zeker in de opstartfase zullen mensen nog een hele tijd niet weten waar hun collega’s werken: thuis of op kantoor. Via de app kun je checken of een bepaalde collega een werkplek heeft geboekt en of je elkaar even kunt ontmoeten. Daarnaast kan men via de app allerlei andere informatie delen die men relevant vindt. Bijvoorbeeld waar medische diensten te vinden zijn en hoe men veilig met het OV naar kantoor kan komen.”

Maar Comfy is meer dan alleen een communicatie- en boekingstool. In de meeste gebouwen zitten al slimme sensoren. Ook je smartphone is een sensor. De app kan op basis van sensoren in het gebouw hittekaarten genereren, waarop real time te zien is op welke plekken (te) veel mensen samenkomen. Dat kan bijvoorbeeld een koffiehoek zijn. Op basis van deze informatie kan men direct maatregelen nemen. Via de request-functionaliteit kunnen gebouwgebruikers ook zelf voorkomen dat het ergens te druk wordt. Zo kan een defecte koffieautomaat tot wachtrijen leiden aan andere automaten. In dit geval kan men de technische dienst met één druk op de knop verzoeken de automaat met spoed te repareren. Op dezelfde wijze kan men signaleren dat ergens de hand-gel op is.

Branderhorst: “Door de koppeling met sensoren en andere gebouwsystemen maak je het zo functioneel als je zelf wil. Je kunt werkplekken automatisch weer vrijgeven voor boeking als de sensor registreert dat ze al enige tijd niet bezet zijn. Je kunt de ventilatie in een vergaderruimte automatisch hoger zetten zodra er mensen binnenkomen. Het toegangscontrolesysteem kan zelf een app-bericht versturen als het maximaal toegestane aantal gebouwgebruikers is bereikt. Doordat je steeds meer data genereert kom je ook steeds meer te weten over het gebouw en kun je er slimmer mee omgaan. Heel handig voor mensen die algoritmen schrijven! Uiteindelijk wordt het gebouw self adaptive en verstuurt het zelf informatie aan de gebruikers.”

Siemens gebruikt de Comfy-app in haar eigen gebouwen en was deze al voor de corona-uitbraak ook bij klanten aan het implementeren. “Een van onze klanten wil de arbeidsproductiviteit verhogen door het zoeken naar beschikbare vergaderruimte, werk- en parkeerplekken te reduceren, maar ook door inzicht te bieden in wachtrijen in de bedrijfsrestaurants. Daarnaast kun je de energie- en operationele kosten verlagen door het kantoor in te delen in zones. Bij volledige integratie van de app met de HVAC-installatie kunnen gebruikers via de smartphone het licht en de temperatuur op hun werkplek naar eigen behoefte aanpassen. Mensen willen immers ook een aantrekkelijke werkomgeving hebben. Voor smart buildings op A-locaties kunnen gebouweigenaren meer huur vragen.”

Ondanks de bovengenoemde business cases was intelligente work place-technologie voor de coronapandemie volgens Branderhorst voornamelijk een ‘nice to have’. “Dat zien we nu veranderen. Het is eigenlijk niet meer verantwoord om mensen terug te halen naar kantoor voor je dergelijke applicaties hebt ingericht, naast uiteraard de fysieke maatregelen zoals handen desinfecteren. Door mens en gebouw met elkaar te laten praten kun je veilig opschalen en borg je zowel het welzijn als het comfort van gebouwgebruikers.”