Informacje ogólne
Sformułowano zasady i wytyczne, które będą obowiązywać w Siemensie na całym świecie. Zgodnie z tym dokumentem, wszyscy pracownicy i menadżerowie zobowiązani są do etycznych zachowań i przestrzegania obowiązującego prawa. Zasady te stanowią podstawę naszej pracy oraz wskazówkę, w jaki sposób nasi pracownicy odnoszą się do siebie nawzajem, do naszych klientów, jak również do partnerów biznesowych. „Kodeks Postępowania dla Dostawców Siemensa” odzwierciedla treść obowiązujących w Siemensie „Zasad Prowadzenia Działalności Biznesowej”. Nasi partnerzy zobowiązują się przestrzegać zasad zawartych w „Kodeksie Postępowania dla Dostawców Siemensa”.
Główne zasady Kodeksu Postępowania dla Dostawców Siemensa
Stosowane od 2002 roku podstawowe wymagania dotyczące dostawców zostały obecnie uzupełnione i bardziej szczegółowo zdefiniowane.
Wdrożenie „Kodeksu Postępowania dla Dostawców Siemensa” i wprowadzenie go do wszystkich nowych, jak również już obowiązujących umów gwarantuje - w perspektywie długofalowej - wysokie standardy naszych dostawców i tym samym zapewnia Siemensowi zrównoważoną konkurencyjność.
Zgodność z obowiązującym prawem
Zgodność z obowiązującym prawem to jeden z naszych podstawowych obowiązków. Zasada ta stanowi element naszej odpowiedzialności korporacyjnej, zatem tego samego oczekujemy również od naszych dostawców.
Jako dostawca Siemensa zobowiązujecie się Państwo do:
- przestrzegania przepisów prawa obowiązujących w Polsce
Zakaz korupcji i przekupstwa
Siemens przeciwdziała wszelkim formom korupcji. Żadne wykroczenia przeciwko tej zasadzie nie będą tolerowane.
Oczekujemy, że nasi dostawcy:
- nie będą tolerować oraz w żaden sposób angażować się w jakąkolwiek formę korupcji lub przekupstwa, co obejmuje również sprzeczną z przepisami prawa korzyść pieniężną lub inną korzyść dla urzędnika państwowego w celu wywarcia wpływu na podjęcie decyzji.
Poszanowanie podstawowych praw człowieka w odniesieniu do pracowników
Siemens oczekuje od swoich dostawców poszanowania podstawowych praw człowieka w odniesieniu do pracowników. Prawa te zostały określone w międzynarodowych konwencjach Organizacji Narodów Zjednoczonych (ONZ), Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP), Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OWGiR) oraz w Inicjatywie Global Compact ONZ.
Oznacza to, że Państwo jako dostawca jesteście na przykład zobowiązani do:
poszanowania godności osobistej, prywatności i praw każdego pracownika; przestrzegania maksymalnej liczby godzin pracy określonej w prawie danego państwa.
Bezpieczeństwo i zdrowie pracowników
Posiadacie Państwo własne minimalne wymagania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w swoich przedsiębiorstwach. W procesie wyboru dostawców należy upewnić się, że także Państwa dostawcy spełniają postawione wymagania minimalne.
Oznacza to, że Państwo jako dostawca jesteście zobowiązani na przykład do:
- wzięcia odpowiedzialności za zdrowie i bezpieczeństwo pracowników;
- kontrolowania ryzyka i podejmowania najlepszych środków ostrożności zapobiegających powstawaniu wypadków i chorób zawodowych.
Zakaz pracy dzieci
Siemens oczekuje od swoich dostawców niezatrudniania pracowników poniżej 15 roku życia. W wyjątkowych sytuacjach dopuszczalne jest zatrudnienie pracownika, który ukończył 14 lat pod warunkiem, że minimalny wiek 14 lat dopuszczony został przez 138 Konwencję MOP w tym państwie, w którym dostawca prowadzi swoją działalność gospodarczą.
Jako dostawca Siemensa nie możecie Państwo: zatrudniać pracowników poniżej 15 roku życia, a w krajach o statusie państwa rozwijającego się korzystających ze zwolnienia na mocy 138 Konwencji MOP - zatrudniać pracowników poniżej 14 roku życia.
Ochrona środowiska i bezpieczeństwo techniczne
Przestrzegamy zasad ochrony środowiska w każdym miejscu, w którym prowadzimy naszą działalność - na całym świecie. Postrzegamy ochronę środowiska jako proces całościowy: począwszy od projektowania naszych produktów, poprzez proces produkcji, okres eksploatacji po ostateczny recykling lub składowanie w sposób nieszkodliwy dla środowiska.
Podejmowane przez nas działania służące ochronie środowiska przyczyniają się także do zwiększenia możliwości rynkowych naszych produktów oraz pomagają nam uzyskać coraz większą zgodność środowiskową i wydajność ekologiczną naszych produktów i procesów produkcji. W działaniach tych bardzo ważna jest współpraca z naszymi dostawcami.
Oznacza to na przykład, że oczekujemy od Państwa działania zgodnie z odpowiednio obowiązującymi normami wewnętrznymi i międzynarodowymi dotyczącymi ochrony środowiska.
Informacje dodatkowe do „Kodeksu Postępowania dla Dostawców Siemensa”. Rozdział „Ochrona środowiska”
Zarząd Siemensa ustanowił jako cel wprowadzenie i utrzymanie oficjalnych systemów zarządzania zasobami środowiska (EMS) opartych na międzynarodowej normie ISO 14001 w tych jednostkach organizacyjnych, które mają wpływ na środowisko. Kryteria określające znaczenie dla środowiska to korzystanie z zasobów (na przykład z energii), ilość wyprodukowanych odpadów i/lub istnienie sprzętu, który wymaga pozwoleń.
Ochrona środowiska powiązana z produktem nie stanowi celu samego w sobie. W wielu przypadkach skutkuje korzyściami ekonomicznymi, które stanowią wartość dodaną do zgodności środowiskowej. Jednak, aby tak się stało należy na jak najwcześniejszym etapie opracowywania produktu uwzględnić aspekty środowiskowe, tzn. już na etapie planowania i projektowania produktu. Zagadnienie to łączy się z towarami niebezpiecznymi, zwrotem produktów, deklaracjami środowiskowymi produktów, normą wewnętrzną Siemensa nr 36 350 (substancje o znaczeniu krytycznym, opakowania).
Jesteśmy dumni z naszego unikalnego zakresu produktów i obecności na całym świecie, co jednak stawia przed nami wciąż nowe wyzwania ze względu na konieczność podejmowania wysiłków na rzecz ochrony środowiska. Zagadnienia takie jak zmiany klimatyczne oraz odpowiedzialne korzystanie z zasobów o znaczeniu krytycznym takich jak woda dotyczą oczywiście naszych zakładów produkcyjnych i biur.
Przestrzeganie przepisów dotyczących towarów niebezpiecznych pozwala zapobiegać ryzyku w stosunku do osób lub własności jak również szkodom w środowisku, środkach transportu lub innych towarach na tyle, na ile jest to możliwe. To także nasz cel.
Przestrzeganie przepisów dotyczących towarów niebezpiecznych gwarantuje eliminację ryzyka lub zmniejszenie go do minimum.
Monitoring przestrzegania "Kodeksu Postępowania" dla Dostawców Siemensa
W celu zapewnienia przestrzegania naszych zasad w łańcuchu dostaw wprowadzimy okresowe samooceny dostawców. Ponadto przestrzeganie naszych wymogów zawartych w "Kodeksie Postępowania dla Dostawców Siemensa" będzie monitorowane w ramach audytów jakościowych dostawców, obejmujących specjalny moduł poświęcony odpowiedzialności korporacyjnej.Od maja 2007 roku „Kodeks Postępowania dla Dostawców Siemensa" stanowi integralną część umów z dostawcami i tworzy podstawę naszych relacji biznesowych.
Aby zagwarantować zgodność z zasadami trwałej współpracy i etyki w łańcuchu dostaw, postanowiliśmy wprowadzić okresowe samooceny dostawców. Ponadto będziemy monitorować zgodność z wymaganiami, zawartymi w naszym „Kodeksie Postępowania dla Dostawców Siemensa", poprzez przeprowadzane regularnie audyty jakości dostawców, z wykorzystaniem specjalnego modułu audytowego Odpowiedzialności Korporacyjnej.
W celu zapewnienia zgodności z „Kodeksem Postępowania dla Dostawców Siemensa", zostają podjęte następujące inicjatywy:
- Samooceny dostawców
- Audyty jakości dostawców
W krótkiej ankiecie, obejmującej 14 pytań, prosimy o podanie informacji na temat praktycznej implementacji wymogów „Kodeksu Postępowania dla Dostawców Siemensa". Informacje te będą systematycznie poddawane ocenie i przypisywane do adekwatnej kategorii.
Kategorie te składają się z trzech poziomów. Kategoria „zielona” oznacza, że dostawca spełnił wszystkie stawiane mu wymogi, kategoria „żółta” wskazuje, iż mogą istnieć niewielkie rozbieżności w stosunku do wymogów zawartych w „Kodeksie Postępowania dla Dostawców Siemensa". Kategoria „czerwona” oznacza poważne potencjalne ryzyko.
- Kategoria „zielona”: dostawca spełnił i konsekwentnie wprowadził do praktyki wszystkie wymogi „Kodeksu”. W takim przypadku Siemens w przeciągu dwóch lub trzech lat skontaktuje się z nim ponownie w celu ponownego sprawdzenia zgodności procedur dostawcy z wymaganiami „Kodeksu Postępowania dla Dostawców Siemensa”.
- Kategoria „żółta” może wskazywać na potencjalne niewielkie odchylenia w stosunku do wymogów „Kodeksu Postępowania dla Dostawców Siemensa". W takiej sytuacji upoważniony kierownik działu zakupów Siemensa przy wsparciu osób pełniących odpowiednie funkcje oraz samego dostawcy, może zaproponować odpowiednie środki w celu ograniczenia i/lub eliminacji odchyleń. W przeciągu dwóch (2) lub trzech (3) lat zostanie przeprowadzony kolejny monitoring z zastosowaniem samooceny dostawcy.
- Kategoria „czerwona” to poważny wskaźnik potencjalnego ryzyka braku zgodności z wymaganiami „Kodeksu Postępowania dla Dostawców Siemensa". Upoważniony kierownik działu zakupów Siemensa, przy wsparciu osób pełniących odpowiednie funkcje i samego dostawcy, zaproponuje odpowiednie środki w celu trwałej eliminacji ryzyka. Z reguły w przeciągu dwóch lub trzech lat zostanie przeprowadzony ponowny monitoring z zastosowaniem samooceny dostawcy.
Istnieje możliwość, że – po konsultacji z dostawcą w celu wyjaśnienia nieporozumień – upoważnieni przez firmę Siemens eksperci ds. zagadnień Odpowiedzialności Korporacyjnej (np. specjalista ds. ochrony środowiska lub specjalista ds. bezpieczeństwa pracy), bądź też eksperci upoważnieni przez strony trzecie (specjaliści o uznawanych na forum międzynarodowym kompetencjach w dziedzinie Odpowiedzialności Korporacyjnej), odwiedzą siedzibę dostawcy w celu przeprowadzenia inspekcji i określenia działań zaradczych, które będzie należało podjąć w określonych ramach czasowych (inspekcja po incydencie).
Ramy czasowe na wprowadzenie działań zaradczych zostaną ustalone we współpracy z dostawcami. Implementację działań zaradczych należy rozpocząć natychmiast.
Jeśli nie ma możliwości określenia i wprowadzenia w życie określonych działań naprawczych z powodu niechęci lub braku możliwości ze strony dostawcy i pomimo pomocy ze strony ekspertów Siemensa, Siemens podejmie próbę rozwiązania tych problemów na zebraniu zarządu z udziałem dostawcy. W przypadku, gdyby wysiłki te nie przyniosły rezultatu, Siemens będzie zmuszony rozważyć – jako konsekwencję ostateczną – rozwiązanie umowy.
W ramach harmonogramu regularnych audytów jakości dostawcy, zgodność jego procedur z wymogami „Kodeksu Postępowania dla Dostawców Siemensa" będzie sprawdzana z wykorzystaniem specjalnego modułu audytowego Odpowiedzialności Korporacyjnej. Umożliwi to szczegółową analizę praktycznej implementacji wymogów Kodeksu, a także określenie potencjalnych obszarów doskonalenia. Lista pytań modułu audytowego Odpowiedzialności Korporacyjnej zostanie udostępniona dostawcy przed dokonaniem przez niego audytu jakości lub, na prośbę dostawcy, zostanie dodana jako załącznik do umowy/porozumienia o sprzedaży. Audytor jakości dostawcy może opcjonalnie wykorzystać samoocenę dostawcy w ramach przygotowań do audytu. Audytorowi jakości posłuży ona do wyrobienia sobie pierwszej opinii przed rzeczywistym audytem, dostawca zaś będzie mógł na jej podstawie bardziej szczegółowo i gruntownie przygotować się do audytu. W przypadku, gdyby dostawca wykazywał istotne, krytyczne rozbieżności w stosunku do wymogów „Kodeksu Postępowania dla Dostawców firmy Siemens", Siemens określi, w porozumieniu z Zarządem dostawcy, działania zaradcze w celu eliminacji wszelkich rozbieżności w ustalonych ramach czasowych.
W przypadkach, gdy działania naprawcze nie zostają podjęte wskutek niechęci lub braku możliwości ze strony dostawcy i pomimo pomocy ekspertów firmy Siemens, Siemens, traktując to jako krok ostateczny, rozwiąże umowę z dostawcą.
Przykłady pytań z audytu dostawcy:
- Czy firma-dostawca posiada programy regularnych szkoleń z zakresu zgodności z adekwatnymi przepisami prawnymi, a w szczególności z tymi, które dotyczą zakazu przekupstwa i korupcji?
- Czy – i w jaki sposób – firma-dostawca przestrzega zasad równych możliwości i równego traktowania podczas rekrutacji nowych pracowników oraz w okresie ich zatrudnienia w firmie?
- Jak jest sprawdzany wiek młodych pracowników w procesie rekrutacji oraz w jaki sposób sprawdzana jest prawdziwość ich odpowiedzi?
- Jak prowadzi się szkolenia w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa pracy?
- Czy firma podejmuje działania w zakresie stałej redukcji lub unikania zanieczyszczania środowiska?
- Jakie konsekwencje lub jakie działania podejmuje firma po otrzymaniu konkretnych informacji o naruszeniu zasad Kodeksu Postępowania przez jej własnych dostawców?
Inspekcje po incydencie przeprowadza się w przypadku:
- zaistnienia poważnych podejrzeń naruszenia wymogów "Kodeksu Postępowania dla Dostawców Siemensa" (np. doniesienia mediów, informacje z uznanych i wiarygodnych źródeł)
- zaliczenia dostawcy, na podstawie przeprowadzonej przez niego samooceny, do kategorii „czerwonej”
- konieczności pomocy ekspertów, gdy dostawca nie podejmuje zalecanych działań zaradczych
Inspekcja po incydencie jest inspekcją lokalną, dotyczącą wyłącznie przestrzegania zasad zawartych w „Kodeksie Postępowania dla Dostawców Siemensa". Podczas inspekcji upoważniony ekspert odwiedzi dostawcę i określi działania naprawcze, mające na celu trwałe dostosowanie do wymogów Kodeksu. Implementację wspomnianych działań naprawczych należy rozpocząć natychmiast; jej wyniki zostaną skontrolowane podczas kolejnej inspekcji, przeprowadzonej przez upoważnionego eksperta po upływie terminu przewidzianego na implementację. W przypadku, gdyby ekspert uznał, że wprowadzenie działań naprawczych jest niemożliwe lub gdyby proponowane działania naprawcze nie zostały wdrożone i/lub dostawca nie wykazywał gotowości do doskonalenia się w tym zakresie, ekspert może zalecić blokadę dostawcy. W takim przypadku Siemens, traktując to jako krok ostateczny, rozwiąże umowę kupna.
Funkcję eksperta upoważnionego do nadzorowania kwestii związanych z „Kodeksem Postępowania dla Dostawców Siemensa " pełni pracownik Siemensa specjalnie przeszkolony w zakresie tych zagadnień lub ekspert zewnętrznej firmy, cieszącej się szacunkiem na polu międzynarodowym.